Việc trình bày một văn bản word rất quan trọng, nó giúp người đọc hiểu được ý bạn muốn diễn đạt, ngoài ra nó còn thể hiện mức độ chuyên nghiệp của bạn, và lần này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách làm. để trình bày một văn bản chuẩn chỉ theo tiêu chuẩn chung mà các cơ quan doanh nghiệp yêu cầu.
Trước hết, tôi muốn bạn hiểu rằng bài viết này là hướng dẫn về cách thiết lập bố cục tài liệu từ tiêu chuẩn, nhưng việc trình bày nội dung, chèn ảnh, chèn file pdf và tô màu chữ như thế nào cho hợp lý lại là chuyện khác, mình hứa sẽ sớm có bài viết về chủ đề này cho các bạn. Ngoài ra, hãy tham khảo các thủ thuật trong word để có thêm kỹ năng cần thiết khi soạn thảo văn bản.
Bài viết này thực hiện trên phần mềm Office 2016 chạy trên Windows 10, các phiên bản Office thấp hơn hoàn toàn làm tương tự.
CHỌN KÍCH THƯỚC GIẤY
Đây là thủ thuật đầu tiên mà bạn cần làm trước khi soạn thảo văn bản word, việc chọn khổ giấy này mang nhiều ý nghĩa vì nó có thể giúp bạn in đúng khổ giấy của máy in …
Đầu tiên bạn nhập Bố trí và chọn mũi tên mở rộng
Nhấp chuột Giấy và chọn khổ giấy bạn muốn, thông thường chúng tôi chỉnh sửa và in chữ trên khổ giấy A4 vì vậy hãy chọn chúng rồi nhấn VÂNG
CƠ SỞ VĂN BẢN
Tiếp theo là căn lề cho văn bản, mỗi tổ chức sẽ có những yêu cầu căn lề riêng, và nếu không tùy theo yêu cầu của tổ chức nào thì hãy căn lề theo ý mình, nhưng cần chú ý đến bố cục, không nên để lề trên bên trái. phải quá rộng so với mức cần thiết, nhưng cũng không nên quá sát mép … bạn có thể căn như hình bên dưới, và nhớ một điều là lề trái phải rộng hơn. lề hơi được để lại, lý do là văn bản của bạn có thể được in ra và đóng dấu trên bìa trình ký để lưu hồ sơ, điều này đảm bảo rằng văn bản của bạn không bị mất khi đọc lỗ.
Đơn vị mặc định trong word là inc, vậy hãy tham khảo bài viết cách chuyển đổi đơn vị trong word sang cm
NÉT CHỮ
Không có quy tắc hay tiêu chuẩn chung nào về việc sử dụng phông chữ trong tài liệu, bởi vì một tài liệu có thể được sử dụng nhiều phông chữ khác nhau để trình bày, nhưng tôi khuyên bạn nên sử dụng phông chữ trình bày. hiển thị nội dung của bộ ký tự phổ biến trên thế giới Unicode và sử dụng các phông chữ như Times New Roman, Arial …
Lý do tại sao tôi khuyên bạn nên làm như vậy, bạn biết đấy, ở Việt Nam rất nhiều người sử dụng các bảng mã như TCVN3, VNI CỬA SỔ… và một nhược điểm của các bảng mã này là không phải máy tính nào cũng cài được các phông này, vì máy tính chạy hệ điều hành Windows mặc định không cài sẵn các phông này mà bạn phải cài đặt. đã nói thêm, vì vậy nếu máy không có font này thì văn bản của bạn khi gửi đi, người đọc sẽ không đọc được, và điều đó không tốt chút nào.
Lời khuyên: Cách đọc văn bản khi bị lỗi font.
Đơn giản hóa văn bản
Giãn dòng là việc bạn điều chỉnh khoảng cách giữa các hàng trong văn bản sao cho hợp lý và dễ đọc nhất, vui lòng nhập Bố trí và chọn mũi tên mở rộng
Trong hộp thoại Đoạn văn lựa chọn Thụt lề và khoảng cách
Bài báo khoảng cách Bạn thiết lập nó như sau:
nhấn VÂNG Sau khi hoàn thành
căn chỉnh văn bản
Và một mẹo cuối cùng trong trình bày văn bản tiêu chuẩn đó là sử dụng Căn chỉnh để căn chỉnh các câu và đoạn văn.
Bạn có thể căn trái, phải, căn giữa và đều tùy theo nội dung để căn cho hợp lý, ví dụ: tiêu đề bài được căn giữa, đề mục căn trái…
Nhưng chú ý một điều là nội dung của đoạn văn bản nên được căn đều hai bên, rất nhiều văn bản của các cơ quan thường mắc lỗi trình bày này, đó là nội dung không được căn lề mà căn trái nên khi nhìn vào, các phần bên phải của nội dung không đồng đều trông rất lộn xộn, đừng phá hỏng sự chuyên nghiệp của bạn bởi một sai lầm ngớ ngẩn này.
Vẫn còn rất nhiều kiến thức viết lách mà bạn cần học, nhưng hãy nắm vững các thủ thuật căn chỉnh văn bản tiêu chuẩn mà mình vừa giới thiệu ở trên và hãy tập càng sớm càng tốt để tạo thói quen tốt cho sau này nhé, hy vọng bài viết hữu ích với các bạn, chúc các bạn thành công.
Nguồn : thuthuatexcel