Việc thể hiện sự khác biệt lớn về dữ liệu trên một biểu đồ thường gây khó khăn. Sắp xếp như thế nào cho hợp lý? Có những loại biểu đồ nào? Hãy Học Excel trực tuyến Tìm hiểu về chủ đề này.
Hãy xem xét ví dụ sau:
Cho bảng số liệu thể hiện doanh số bán hàng của các nhân viên như sau:
Lời yêu cầu: Vẽ biểu đồ thể hiện tỷ lệ phần trăm doanh số của nhân viên trong tổng công ty.
Đặc điểm dữ liệu
Khi tìm hiểu về biểu đồ, chúng ta cần chú ý xem dữ liệu có những đặc điểm gì. Là dữ liệu tổng hợp hoặc vẫn còn thô. Trong ví dụ trên ta thấy: Dữ liệu nhân viên không phải là duy nhất. Có trường hợp trùng tên nhân viên nhưng doanh số khác nhau.
=> Đây là dữ liệu thô. Để vẽ biểu đồ, dữ liệu phải được xử lý ở dạng tổng hợp trước.
Để tổng hợp dữ liệu từ bảng dữ liệu này, chúng ta có thể làm như sau:
1. Lọc bỏ giá trị trùng trong cột Nhân viên
Các bước thực hiện:
- Sao chép cột Nhân viên sang cột D (là cột trống)
- Tại cột D chọn chức năng Loại bỏ các bản sao trong thẻ Dữ liệu
- Sau khi thực hiện chức năng Loại bỏ các bản sao thì kết quả thu được không trùng giá trị như hình bên dưới:
Xem thêm: Hướng dẫn kỹ thuật loại bỏ giá trị trùng trong danh sách Excel
2. Tính kết quả bán hàng theo nhân viên
Trường hợp này tính theo điều kiện tên nhân viên nên dùng hàm SUMIF để tính:
Cấu trúc hàm =SUMIF(range,criteria,sum_range)
- phạm vi: Cột nhân viên (cột A) là nơi điều kiện Họ tên nhân viên
- criteria: điều kiện để tên nhân viên ở cột D.
- sum_range: tổng phạm vi là cột Doanh số (cột B)
Các kết quả sau:
Trong bảng kết quả chúng ta thấy:
- Dữ liệu có sự chênh lệch lớn khi số thấp nhất là 10, số lớn nhất là 260 (gấp 26 lần)
- Dữ liệu không có thứ tự
3. Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự
Để thuận tiện hơn trong việc vẽ đồ thị, chúng ta cần sắp xếp lại dữ liệu theo thứ tự. Trong trường hợp này, thứ tự sắp xếp là từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Các bước thực hiện:
- Chọn một bảng tổng hợp (bao gồm các dòng tiêu đề)
- Trong tab Dữ liệu, chọn Sắp xếp
- Trong bảng Sort, chọn cột cần sắp xếp là cột Doanh số. Thứ tự sắp xếp là từ Lớn nhất đến Nhỏ nhất.
Như vậy là chúng ta đã xử lý xong dữ liệu để sẵn sàng cho việc vẽ biểu đồ.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện trong Excel
Lựa chọn đồ thị và vẽ đồ thị
Biểu đồ tròn
Với yêu cầu Vẽ biểu đồ trong Excel về tỷ lệ, chúng ta nghĩ ngay đến dạng biểu đồ hình tròn.
Dữ liệu có sự khác biệt lớn nên chúng ta có thể tận dụng chức năng vẽ đồ thị để nhóm các đối tượng có tỷ lệ phần trăm nhỏ. Đây là cách vẽ biểu đồ này:
- Chọn bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ (bảng tổng hợp)
- trong thẻ Chèn chọn Biểu đồ hình tròn Bánh Pie
Đây là biểu đồ hình tròn, trong đó các phần dữ liệu nhỏ có thể được nhóm thành một biểu đồ riêng để so sánh tỷ lệ của các đối tượng trong nhóm con đó.
Đây là dạng biểu đồ rất phù hợp khi biểu diễn nhiều đối tượng, trong đó có sự khác biệt lớn giữa các đối tượng.
Tùy chỉnh nội dung biểu đồ
Để hiển thị dữ liệu theo từng phần trong biểu đồ hình tròn, chọn tab Chart Tools/Design, sau đó chọn Add Chart Element/Data Labels/Outside End (dữ liệu nằm ngoài các phần của biểu đồ)
Đặt bố cục, hình dạng biểu đồ
Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong một trong hai vòng tròn, chọn Định dạng chuỗi dữ liệu. Trong cửa sổ này, chúng ta có:
- Để tăng giảm số đối tượng trong đồ thị (khác) ta thay đổi tại mục Các giá trị trong ô thứ hai
- Để điều chỉnh kích thước của mini chart, chúng ta thay đổi tại mục Kích thước ô thứ hai (tỷ lệ phần trăm so với biểu đồ lớn)
- Thay đổi màu đại diện cho các phần của biểu đồ trong phần Công cụ biểu đồ/Thiết kế/Thay đổi màu sắc
Kết quả, ta có đồ thị hoàn chỉnh như sau:
Các kiến thức trên nằm trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản đến chuyên gia của Học Excel Online. Tại khóa học này, bạn sẽ vừa được học các kiến thức về Excel như hàm, các công cụ của Excel, cách vẽ biểu đồ, vừa biết cách kết hợp các kiến thức trên để vận dụng vào công việc hiệu quả. Tham gia khóa học ngay để nhận nhiều ưu đãi từ hệ thống Học Excel Online. Xem chi tiết tại:
Nguồn : Blog hocexcel