Nguyên tắc của biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản này bao gồm 3 phần chính:
- Bên gửi bản đối chiếu (thường là bên thu nợ)
- Bên nhận đối chiếu (thường là bên phải trả nợ)
- Các thông tin liên quan: Thời gian đối chiếu, lịch sử thông tin phát sinh và thanh toán nợ, số nợ còn lại cần thanh toán…
Vì vậy biên bản đối chiếu công nợ thường lập ra để thu hồi nợ, chốt số phải thu. Kế toán sẽ nhận các biên bản đối chiếu công nợ của các đối tác để chốt số phải trả. Việc này không cần lập biên bản nữa mà chỉ cần đối chiếu số nợ mà 2 bên đang theo dõi.
Những nội dung cần có trong file Excel quản lý công
Như nguyên tắc trên, chúng ta thấy:
- Bên nhận bản đối chiếu: Chúng ta cần có 1 danh sách hợp nhất của từng khách hàng. Mỗi hợp đồng sẽ là 1 đối tượng theo dõi công việc. Một khách hàng có thể có nhiều hợp đồng khác nhau, cần theo dõi riêng. Tổng số các hợp đồng đó sẽ là công chốt (có áp dụng nguyên tắc bù trừ)
- Thông tin thanh toán: Không phải hợp đồng nào cũng được thanh toán ngay hoặc chỉ thanh toán duy nhất 1 lần. Do đó các thông tin về thanh toán của mỗi hợp đồng cũng cần được theo dõi chi tiết.
- Mẫu biên tập đối chiếu: Đây sẽ là nơi tổng hợp các thông tin của các đối tượng có liên quan.
Như vậy cần có tối thiểu là 3 sheet trong 1 file excel.
Mẫu biên đối chiếu công suất tự động trên Excel
Cách xây dựng công thức lấy dữ liệu cho mẫu Biên bản đối chiếu công nợ trên Excel: Khi chọn tên Khách hàng tại ô H1 ta có: 1. Lấy thông tin của bên mua hàng căn cứ theo khách hàng được chọn bằng hàm Index + Cuộc thi đấu
Tên người đại diện thứ 1 =INDEX(KhachHang!$D$3:$D$32,MATCH(BB_CN!$H$1,KhachHang!$A$3:$A$32,0))
Chức vụ người đại diện thứ 1 =INDEX(KhachHang!$E$3:$E$32,MATCH(BB_CN!$H$1,KhachHang!$A$3:$A$32,0))
2. Trong bảng thông tin khách hàng, tính một số chỉ tiêu:
- Vì thế thanh toán được tính bằng hàm SUMIFS
=SUMIFS(ThanhToan!$C$3:$C$25,ThanhToan!$B$3:$B$25,I3,ThanhToan!$A$3:$A$25,”<=”&BB_CN!$H$2)
- Vì thế Còn nợ được tính bằng cách lấy số tiền HĐ – Số thanh toán
=K3-L3
- Number thứ tự để xác định số đồng phát sinh của khách hàng:
=COUNTIF($A$3:A3,A3)
3.Xác định đồng số
Sử dụng tham chiếu theo nhiều điều kiện: kết hợp điều kiện Tên khách hàng và Số thứ tự (STT) để xác định các hợp đồng có liên quan của khách hàng đó bằng công thức:
=INDEX(KhachHang!$I$3:$I$32,MATCH(BB_CN!$H$1&G18:G22,KhachHang!$A$3:$A$32&KhachHang!$H$3:$H$32,0))
Kết thúc công thức nhấn phím Ctrl + Shift + Enter
Để tránh lỗi #N/A có thể xuất hiện khi không tìm thấy kết quả ở các STT lớn, chúng ta có thể sử dụng thêm hàm IFERROR lỗi
4. Các thông tin còn lại của hợp đồng
Các thông tin còn lại sử dụng hàm Vlookup để xác định dựa trên các số đồng đã có ở bước 3
- Ngày ký =IF($A18=””,””,VLOOKUP($A18,KhachHang!$I$3:$M$32,2,0))
- Số tiền =IF($A18=””,””,VLOOKUP($A18,KhachHang!$I$3:$M$32,3,0))
- Đã thanh toán =IF($A18=””,””,VLOOKUP($A18,KhachHang!$I$3:$M$32,4,0))
- Còn nợ =IF($A18=””,””,VLOOKUP($A18,KhachHang!$I$3:$M$32,5,0))
Trong công thức trên, kết hợp thêm bẫy lỗi không có số hợp đồng (trường hợp số hợp số đồng là ô trống) sẽ trả về giá trị trống trước, sau đó mới sử dụng hàm VLOOKUP
5. Đọc số tiền bằng chữ: Tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn cách sử dụng công thức viết số tiền bằng chữ trong kế toán Như vậy chỉ với một số hàm Excel cơ bản, chúng ta có thể tạo ra mẫu biên bản đối chiếu công nợ tự động thay thế đổi thông tin dựa trên tên khách hàng được chọn rồi. Các bạn có thể tải file mẫu tại địa chỉ: http://bit.ly/2Qt0l1d
Nguồn : Blog hocexcel