3 cách sửa lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge trong Microsoft Word

Mail Merge bằng Microsoft Word là một trong những tính năng được nhiều người yêu thích nhất. Nó tạo ra các nhãn, mẫu thư, email hoặc báo cáo cực kỳ hiệu quả. Một khi bạn biết cách sử dụng nó, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc.

Cách định dạng số trong Mail Merge

1. Chọn trường, ví dụ như cách định dạng số tiền trong phối thư – Số tiền trong đoạn văn sau:

2. Nhấn [Alt] + F9 để mở mã cho trường đó hoặc nhấp chuột phải vào trường Mail Merge và lựa chọn Chuyển đổi mã trường. Bạn sẽ thấy mã thực tế cho trường đó như sau: {Số tiền MERGEFIELD}.

3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn mã mật mã vào cuối trường. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, hãy thay đổi trường hiển thị thành {MERGEFIELD Số tiền # $, 0,00}.

4. Nhấn [Alt] + F9 một lần nữa.

5. Đặt con trỏ ở bất kỳ đâu và bấm phím F9 để cập nhật nó. Hoặc nhấp chuột phải vào trường và chọn Cập nhật trường.

6. Xem trước kết quả để xác nhận số được hiển thị ở định dạng bạn muốn xem trong tài liệu. Ví dụ: số tiền sẽ xuất hiện là $ 1,000.00.

7. Chạy Mail Merge.

Thật không may, việc thành thạo tất cả các cách sử dụng Mail Merge có thể là một vấn đề đau đầu. Một trong những vấn đề với tính năng trộn thư là nó không thể định dạng số một cách chính xác trong bảng tính Excel. Ví dụ: kết quả của một lần bán hàng trong Excel hiện là 100, nhưng trong Word, nó đột ngột chuyển thành 99,99999999996!

May mắn thay, việc sửa lỗi này không khó. Trên thực tế, chúng ta có 3 cách Cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge. Bạn có thể chỉnh sửa bảng tính, kết hợp thư hoặc thay đổi cách kết nối hai File. Mặc dù giải pháp này không được nhiều người biết đến nhưng nó có thể là giải pháp tốt nhất – ngoại trừ việc không còn hỗ trợ cho Word 2016.

Ghi chú: Mặc dù các bước dưới đây đã được thực hiện trong Office 2016, nhưng nó vẫn áp dụng cho các phiên bản Word và Excel khác.

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word

Cách đầu tiên để Mail Merge định dạng các số từ Excel một cách chính xác là chỉnh sửa tài liệu Word. Cụ thể, bạn sẽ áp dụng mã định dạng số mong muốn cho các trường hợp nhất – Merge Field trong File Word. (Hợp nhất các trường về cơ bản cho tài liệu Word biết cột nào trong trang tính Excel chứa dữ liệu sẽ được xử lý.) Để áp dụng định dạng cho một trường, bạn phải bao gồm Chuyển đổi số (trước đây là Chuyển đổi ảnh) trong hộp mã của trường đó.

Điều đầu tiên bạn phải làm là biết mã trường thực tế. Mở tài liệu Mail Merge và nhấp vào tab Thư từ ở đầu cửa sổ. Đảm bảo rằng nút đang tắt Xem trước kết quả để bạn có thể thấy các trường Kết hợp Thư. Sau đó, nhấp chuột phải vào một ô Mail-Merge (ví dụ: “Quyên góp”) và lựa chọn Chuyển đổi mã trường. Bạn sẽ thấy mã cho trường đó, được xác định bằng dấu ngoặc nhọn, ví dụ: {MERGEFIELD Quyên góp}. Bây giờ, hãy chỉnh sửa mã của trường này chỉ bằng cách chèn mã chuyển đổi số vào cuối mã như sau:

{ MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }

Phần mềm cung cấp nhiều mã hình ảnh có sẵn. Dưới đây là 4 ví dụ với kết quả tương ứng:

{ MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00
 { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15
 { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00
 { MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26

Như bạn có thể thấy, mã Numeric Switch giống với mã định dạng Excel, ngoại trừ số là “ #“Và ngày là” @“. (Lưu ý: sử dụng dấu ngoặc kép trong mã ngày nhưng không sử dụng mã số). Để xem thêm mã, hãy chuyển đến bảng bên dưới hoặc truy cập trợ giúp online cho “chuyển đổi số” trong Microsoft Word.

Dưới đây là một số ví dụ về cách mã trường số xử lý dữ liệu trong cột “Bán hàng” trong bảng tính Excel.

Numeric Switch cho các trường trộn Mail-Merge

Trên thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, vậy tại sao chúng không sử dụng cùng một chức năng định dạng? Ví dụ, tại sao không sử dụng hàm MergeField như sau:

{ MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }

Đây thực sự là mối quan tâm của nhiều người và có lẽ chỉ có Microsoft mới biết câu trả lời.

Ghi chú: Hãy nhớ rằng khi bạn thêm hoặc thay đổi Numeric Switch, kết quả sẽ không xuất hiện ngay lập tức. Bạn phải cập nhật trường (nhấp chuột phải vào trường đó và chọn Cập nhật trường), hoặc nhấp vào nút Thư> Xem trước kết quả. Thỉnh thoảng, bạn sẽ phải lặp lại thao tác này từ 2 đến 3 lần. Nếu bạn đang sử dụng Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư, bạn có thể phải lùi lại một bước và hoàn tác để xem tác động của những thay đổi bạn đã thực hiện.

Công tắc số hoạt động tốt trong lĩnh vực trộn nhưng quá trình sử dụng hơi khó nhớ và dễ bị lỗi. Nếu bạn cũng cảm thấy như vậy, hãy thử một trong hai phương pháp tiếp theo.

2. Chỉnh sửa bảng tính Excel

Đây là cách bạn có thể tránh bị lỗi định dạng khi sử dụng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột chứa các công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel sang định dạng văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong tài liệu Kết hợp Thư của mình.

Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó cho phép người dùng chuyển đổi số hoặc ngày tháng sang định dạng văn bản tương đương theo cách người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết mã của định dạng đó. Mặc dù những mã này giống với những mã được sử dụng trong tính năng định dạng Số tùy chỉnh nhưng rất ít người dùng Excel biết về sự tồn tại của chúng.

Ví dụ, các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu văn bản (trong ví dụ này, chúng là “$ 12.345,67” và “1/12/10”).

Ưu điểm của việc định dạng số và ngày tháng như văn bản là văn bản được chuyển đổi từ Excel thành tài liệu bằng Mail Merge mà không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như phông chữ, kích thước và màu sắc đều không thay đổi.

Định dạng mã cho hàm TEXT trong Excel

Dưới đây là bộ sưu tập các mã được sử dụng phổ biến nhất ở phía bên phải. Điều cần lưu ý là cả “0” và “#” đều là trình giữ chỗ cho các số, nhưng “0” sẽ buộc số 0 xuất hiện ở vị trí đầu tiên hoặc cuối cùng. “#” Sẽ được thay thế bằng một số nếu nó không phải là số 0 ở đầu hoặc cuối. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo rằng số 0 đứng đầu không bị cắt ngắn khỏi các mã bưu chính của New Jersey.

Mã số, ngày tháng và thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc ở định dạng số Tùy chỉnh của Excel. Ngoài ra, chúng cũng có thể được sử dụng trong “Công tắc số” trong Trường Kết hợp Thư từ.

Lưu ý, có một chút khác biệt giữa cách mã hoạt động trong Excel và Word trong Microsoft 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng “M” hoặc “m” trong tháng và phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để biết bạn đang đề cập đến đơn vị nào. Tuy nhiên, Word không “khôn ngoan” như vậy. Bạn phải sử dụng các chữ cái viết hoa để chỉ ra tháng. Ngoài ra, Excel còn có một mã bổ sung là “MMMMM”, chỉ trả về một chữ viết tắt của tháng (ví dụ: J, F, M, A,…).

Thêm một vài cột chứa hàm TEXT vào bảng tính của bạn là một giải pháp để sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge đơn giản. Chỉ cần lưu ý rằng các ô này, mặc dù trông giống như chúng chứa số, không thể áp dụng các hàm SUM và AVERAGE cho chúng. Nếu bạn cần chuyển đổi chúng thành số một lần nữa, chỉ cần sử dụng hàm VALUE.

Hãy cẩn thận khi xử lý hàm ROUND

Thay vì hàm TEXT (), một số người thích sử dụng hàm ROUND () để giảm số lượng phần thập phân. Như tên của nó, hàm ROUND () của Excel theo mặc định làm tròn số thập phân lên hoặc xuống ở vị trí người dùng chọn. Ưu điểm của phương pháp này là các số được làm tròn không phải là văn bản và vẫn có thể được sử dụng trong tính toán. Trong nhiều trường hợp, mặc dù hàm ROUND () hoạt động tốt với Kết hợp Thư, bạn có thể muốn tránh nó vì những lý do sau:

1. Hàm ROUND không giữ các ký hiệu đô la hoặc dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn hoặc nhiều hơn.
2. Hàm ROUND cắt bớt các số không ở cuối.
3. Hàm ROUND đôi khi khiến Kết hợp Thư hiển thị lỗi thập phân. Ví dụ: tài liệu Kết hợp Thư hiển thị 4 chữ số thập phân trong khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.

Trong một số trường hợp hiếm hoi, chức năng ROUND khiến Kết hợp Thư gặp khó khăn một chút. Ví dụ: thay vì hiển thị 1,0014, Mail Merge hiển thị 1,0013.

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai phương pháp trên tương đối đơn giản, nhưng nếu có nhiều trường cần định dạng, chúng có thể sớm nản lòng vì cần phải nhớ mã định dạng và trong khi mã giống nhau, chúng có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau. .

Một giải pháp nhẹ, dễ dàng là liên kết Word với sổ làm việc Excel qua DDE (Trao đổi dữ liệu động), tốt hơn là thực hiện quy trình liên kết cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn đã thành thạo Mail Merge, DDE chỉ là một công việc nhỏ. Đó là một quá trình hai bước đơn giản. Bước đầu tiên, bạn chỉ cần kích hoạt Word để mở File thông qua DDE. Quá trình này chỉ cần thực hiện một lần.

Office 2016 có hỗ trợ DDE không? Trao đổi dữ liệu động là một công nghệ cũ. Đôi khi nó hoạt động tốt, nhưng đôi khi nó không hoạt động trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy cập nó từ Word. Thông thường với các nguồn dữ liệu Excel, bạn phải bắt đầu nhập dữ liệu từ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu bạn đủ kiên nhẫn, bạn có thể sử dụng DDE trong Office 2016).

Để thiết lập Word 2013 cho liên kết DDE, hãy làm như sau:

• Nhấp chuột File> Tùy chọn.
• Nhấp vào tab Nâng cao ở bên trái và cuộn xuống mục Chung.
• Kiểm tra hộp Xác nhận chuyển đổi định dạng File khi đang mở.

Kể từ bây giờ, bạn không bao giờ phải làm bất kỳ điều nào ở trên nữa. Tại thời điểm này, bạn có thể mở bản sao của Word ở nhiều định dạng và đường dẫn khác nhau, bao gồm cả IDE. Tác dụng duy nhất là mỗi khi bạn mở một File không phải Word, chương trình sẽ cho phép bạn thay đổi tùy chọn của mình.

Bước thứ hai và cuối cùng là chọn nguồn dữ liệu cho quá trình Kết hợp Thư (trong bước 3 của Thư Thuật sĩ Hợp nhất trong Word hoặc sau khi nhấn nút Chọn người nhận trong dải băng Thư từ). Bây giờ bạn chỉ cần thực hiện thêm 3 lần nhấp chuột nữa.

• Sau khi chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng, một hộp thoại “Xác nhận nguồn dữ liệu”Sẽ xuất hiện mới.
• Loại liên kết mặc định là OLE, nhưng không phải là liên kết bạn muốn.
• Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu, bấm vào hộp Hiển thị tất cả.
• Trong danh sách các loại phần mở rộng File, hãy chọn Bảng tính MS Excel qua DDE (* .xls). (Sử dụng tùy chọn này ngay cả khi sử dụng định dạng File Excel mới hơn: * .xlsx.)
• Nếu được hỏi, hãy xác nhận rằng bạn đang lựa chọn Toàn bộ bảng tính.

Nếu bạn đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó nhưng lần này là thông qua liên kết DDE. Xong rôi! Từ bây giờ, định dạng Excel của bạn sẽ được áp dụng chính xác trên các tài liệu Word Mail Merge, và bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu bạn muốn trộn vào sổ làm việc đầu tiên của sổ làm việc Excel.

Trên đây là Cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Hy vọng chúng hữu ích cho bạn. Nếu còn cách nào khác, đừng ngần ngại chia sẻ với chúng tôi.